動画で人材育成がより効率的に。働き方改革が楽になる動画活用方法

2019年より開始された政府の方針「働き方改革」。そしてその直後に重なったコロナ禍を経て、現在ではリモートワークや副業が浸透している企業も珍しくありません。

そういった柔軟な働き方が注目されている一方で、対人業務を伴う業界での人材不足は深刻な問題となっており、人材育成のための研修やＯＪＴに時間を割くことが難しいのも現実です。

実は動画を使うことで、人材育成の課題をより効果的・効率的に解決することが可能です。
そこで今回は、人材育成に役立つ動画の活用方法をご紹介します。動画は大がかりなシステム導入することなく手軽に始められる方法の１つでもあります。

販促やブランディングだけじゃない、動画を使った業務効率化の方法

テレビCM、ウェブCM、SNSの広告など、様々な企業が動画をプロモーションで使用しています。
それらは主に宣伝や企業ブランディングを目的としたものです。

動画は宣伝やブランディング以外にも、業務効率化のためのツールとして活用することもできます。

動画を活用した業務効率化の事例

• 商品・サービスに対する知識の統一化をするための情報を共有する
• お客さまに対して説明のバラつきを防いだり、説明時間を短縮する
• 新入社員やスタッフの育成する
• 商品購入後やサービス提供後の顧客をフォローする　など

動画を活用することで「伝えた」「教わってない」といった認識のズレを防ぎ、教える側と教わる側の両方の負担を減らすことができ、限られた人材でも「働き方改革」を持続が可能になります。

制作期間や費用も抑えることができる

業務効率化のための動画は、宣伝や企業ブランディングといったプロモーション用の動画とは違い、課題を解決するためのツールの１つです。

再現VTRさながらの役者さんや撮影スタジオ、インパクトを与えるための演出は必ずしも必要ではありませんので、普段業務を行わない人に演じてもらうよりも、やり慣れているスタッフ、やり慣れている場所で撮影するなどして、制作期間やコストを抑えながら制作することが可能です。

そのために、制作会社を探す際は、どんな動画かをあらかじめ伝えるとスムーズです。
動画制作には様々な種類とそれを得意とする会社があります。

• 記録ビデオがメインの制作会社
• テレビ番組やテレビＣＭも作れる制作会社
• クリエイターのアサイン、進行管理がメインの制作会社
• 社史・会社紹介ビデオを得意とする制作会社
• YouTuberやインフルエンサーによる制作会社
• ショート動画（リール動画）など短尺動画専門の制作会社
• 広告運用がメインのマーケティング会社
• ブランディングを得意とするコンサルティング会社　　などなど

業務効率化の動画は、業務内容を細かく説明するために動画全体の時間が長くなります。
「何ができるか提案してほしい」といった伝え方をしてしまうと、プロモーション用の料金設定で高額の見積りになってしまうこともあるので、予算が限られている場合や、動画制作の期限が限られている場合は依頼したい内容をしっかりと伝えておくと安心です。

働き方改革のキモは無駄を省くこと。動画制作をキッカケに業務の無駄を見直す

働き方改革とは、単純に言えば「労働に対する意識改革」と「労働時間の短縮」。
つまり、いかに無駄をなくし、業務を効率化できるかが重要なカギになってきます。

業種やサービスによってそれぞれですが、日常の業務で無駄が起きやすいポイントというのはいくつかあります。

例えば、

• 同じことを繰り返す業務
• 人によってバラつきがでやすい業務
• 一度に同じ内容を大勢に伝える業務
• 時間が限られている業務

これらはシステムを導入することで解決する場合もあります。
例えば、AI会計ソフトはレシートの写真を撮るだけで入力と仕分けを自動で行い、人的ミスを大幅に減らしてくれます。（とはいえ人間によるチェックは必要ですが。）

ChatGPT（チャットGPT）やGoogle Gemini（ジェミニ）の影響でAIに対する認知度は一気に加速し、会議の議事録を作成できるAIサービス、文字を入力するだけで画像や動画を作成してくれる生成AIサービスを利用されている方もいるでしょう。
しかしRPA元年と言われていたのは、なんと2016年。業務内での普及という面ではちょっと日本は出遅れていますね。

 

その一方で、対話が必要な業務では「人間力」が必要です。
声のトーン、表情、言葉遣い、話しの間などからAIが感情を認識することは可能でも、どう使い分けるかの判断は人間が教えるしかありません。

人間の身体は一つしかありませんので、時間や場所に左右されてしまいます。
しかしそこは動画でカバーすることができます。

例えば、道具や機器等の動画マニュアル。
紙の取り扱い説明書も提供しつつも、どんな動きをするのか、どんな角度・力加減でやるのかは動画でも見れるようにすることで理解を深め、「思い込みによるミス」や「思わぬ破損・事故」を未然に防ぐことができます。

→ 動画マニュアルを使用した実際の事例を紹介

まずはそれぞれの具体的な課題を洗い出すためにも、「動画にすることで効率化できる業務はないか？」を考えてみてはいかがでしょうか。

外国人スタッフの育成にも動画が効果的！　動画文化の外国人には動画が一番

飲食店やコンビニ、工事現場など私たちの身近なところでも外国人スタッフの姿を目にするのは当たり前になりました。

さらに、生産拠点や販路拡大、海外での事業展開を行う企業も珍しくありません。
飲食店チェーン等を海外展開している企業の話では、海外の現地で雇用したスタッフの育成は日本以上に大変という話をよく耳にします。

弊所でも、スタッフ教育用の動画マニュアルを作成する際、英語だけに限らず、タイ語やベトナム語などいろいろな言語で翻訳する機会も年々増えてきました。

人手不足を解消できるのはとてもいいことですが、ここで課題になるのが「外国人スタッフの教育・育成」です。

日本で働く外国人スタッフですと、接客業の場合は少なくとも日本語を話せる方が多いですが、
読み書きとなると、「漢字が読めないのでわからない。」というのが普通です。

では全て音・ひらがなだったらわかるのか？というと、同じ意味の言葉がたくさんあってわかりにくいそうです。
例えば、「行く」と言われたら理解できるけど、「伺う」はわからなかった。等。

2020年の東京オリンピックも控え、観光目的、労働目的の両面から今後日本に来る外国人の数が増加することは確実です。

そのような状況の中、各企業は今後どのように外国人スタッフを教育・育成していったらいいでしょうか？

そこでポイントとなるのが、「動画」。

日本の教育・ビジネスシーンでは、いまだに紙ベースでの資料作成やプレゼンが主流で、その中身も文字と数字が中心であることが多いですね。
「せめてその数字くらいはグラフ化した方が見やすいんじゃないかな」と誰も思わないのかな？
と不思議になるほど、何故かセルで分けるのも好きですよね。

それに比べ、諸外国では映像を使った教育や育成が昔から主流であり、テキストはあくまで補足的に使うことが多いです。

資料やプレゼン等で伝える情報だけがそういうことではなく、テレビ番組もそうです。
海外の番組はヒジョーーーにシンプルで、テロップもとても少ないです。

（日本の映像の手間のかかること、かかること。。）

例えば、海外の展示会で使うための動画を作成する際も、ネイティブのナレーターさんに
「動画の上に補助テキストがあって、画面下にテロップも出てて、映ってるものがよく見えない。」
と言われることもあります。

日本人はごちゃごちゃした画面を見慣れていますが、そうでない方から見たら煩わしいようです。

そのような文化の違いからみても、外国人に対してはテキストや言葉で伝えるよりも、動画を使ったほうが有効的なのは間違いありません。

また、例え言葉が理解できなかったとしても動きを見れば、誰が見ても把握できるというのが映像の最大の特徴です。

動画を1つ作ることで外国人スタッフに限らず、すべてのスタッフにも対応でき、業務効率の短縮にもつながるコストパフォーマンスの優れたツールだということを知っていただければと思います。

スタッフや顧客の満足度UP！　動画でみんなに信頼される企業を目指す

「働き方改革」の最初の１歩は「業務効率の向上」ですが、日常の業務の中で効率の悪いものといえば、お客様への事前説明やその後のサポート、フォローに時間を取られているケースが意外に多いのではないでしょうか？

しかし、これらを粗末にしてしまうとせっかくのビジネスチャンスや、これまで積み重ねてきた信頼まで失ってしまうことにもつながりかねないので、どうしても時間を割かない訳にもいかない。

また、検討段階の見込み度が低い相手に対しては、直接や電話で説明した時間や労力が無駄になることもあります。
最近では旅行会社が窓口での相談を有料化する動きも出てくるぐらい、１人のお客様に対してかかるスタッフの労力や負担は相当なものです。

それらの課題を解決する方法としても、動画はとても役に立ちます。

例えば、見込み度が低い顧客に対しては、直接営業マンが説明するのではなく、概要をまとめた動画を事前に見てもらうことで対応。

すでに商品やサービスを購入・利用されているお客様に対してのフォローやサポートを動画で対応することで、本来の業務に集中することが可能です。

このように動画を上手く活用することで、スタッフの負担を軽減するだけでなく、人手不足の解消、さらにユーザーにも閲覧できる状態にしておくことで顧客満足度の向上にもつなげることが可能です。

企業・ビジネスにおける動画制作の今後とは

インターネット回線の速度が上がり、外出先でも動画などの大容量データを気軽に見れるようになった平成の後半。
これまで大手企業しかできなかった動画での販促やプロモーション活動を中小企業や個人でも気軽にできるようになり、「動画元年」ともいわれました。（その後も動画元年が何年も続いてましたが・・・）

コスト面では一時的に下がったこともありましたが、近年ではニーズの変化に伴い年々高騰している傾向にあります。
その反面で、写真等の素材をアップロードしてスライドショーのような超簡単動画を自分で作れるクラウドの定額サービスや、無料のスマホ動画編集アプリなども出てきました。販促目的ではなく、ただ動画があればいいのであればそれでも十分でしょう。

ただ、こういったあまり大きな意味を持たない“ライトすぎる動画”が増えたので、見ている側も慣れています。
ちゃんと考えて作らないと動画の効果を期待することは難しくなっています。

そういう理由から、ちゃんと考える体制でなければ、それなりに効果が出せる動画を作るのが難しい時代になりつつあります。
業者に丸投げ、ライバル会社の動画のマネしてみるくらいでは効果は期待できません。

動画を「どんな目的で」活用するかによって、必要になるクオリティーとコストが変わってきます。
ここでいうクオリティーは「作りこみの細かさ・見た目のかっこよさ」ではなく、「使い物になるか。役立つか。」ということです。

「動画」というツールそのものは、様々な可能性を秘めていることは間違いありません。
あとは個人や企業がどのように使いこなすかで効果や価値は変わってきます。

これまでのように単なる販促やプロモーションのツールとしてではなく、今回の「働き方改革」をキッカケに、動画に対する新しい使い方や価値観がきっと見つかると思います。

販促やプロモーションのツールとしての利用が中心だった動画ですが、令和からはビジネスや業務をサポートするツールとして、動画の可能性は今後さらに広がっていくと予想しています。

みなさんもこのタイミングに是非、ビジネスでの動画制作の検討をしてみてはいかがでしょうか？